Matka-, retki- ja teatteriasioita koskevia periaatteita

Yleistä

Matkat, retket, ja teatterikäynnit pyritään toteuttamaan jäsenistön toiveiden mukaisesti. Ajoittain kerätään ideoita ja toivomuksia. Kerhossa ja yhdistyksen kotisivujen kautta voi tehdä aina ehdotuksia. Hallituksen kokouksessa 10.11.2016 on kirjattu jäsenistön yhteinen toive, että matka, retki, teatteri tai vastaava tulisi olla yhdistyksen ohjelmassa toimikauden aikana vähintään yhden kerran kuukaudessa. Kesäkautena ei järjestetä matkoja,

Matkavastaava (t)

Yhdistykselle valitaan matkavastaava tai useita matkavastaavia, jotka muodostavat matkatiimin, joka sopii työjaosta keskenään. Matkatiimi valitsee keskuudestaan päämatkavastaavan (jatkossa matkavastaava), joka edustaa yhdistystämme KELOn matkailujaostossa.

Matkavastaava esittelee yhdistyksen hallitukselle matkatiimin laatiman toimikauden matkavastaavasuunnitelmat. Jokaisesta matkasta tulee tehdä tapahtuma-arvio. Siinä on kohteen esittelyn lisäksi päivämäärä ja tapahtuman kelloaika ja mahdollisuuksien mukaan myös päättymisaika, varattujen lippujen/paikkojen lukumäärä sekä kaikki kustannukset: mm. pääsylippujen, ruokailujen ja kuljetuksen hinta sekä viimeinen matkaan ilmoittautumis- ja maksupäivä.

Hallituksessa 15.12.2016 on päätetty, että matkavastaava vastaa bussikuljetuksen kilpailuttamisesta.

Hallitus

Hallitus tekee matkoja koskevat päätökset matkavastaavan esittelyn perusteella ja päättää samalla mahdollisesta matkan sponsoroinnista. Hallitus päättää, järjestetäänkö hyväksyttyyn tilaisuuteen yhteinen bussikuljetus.

Informointi

Matkavastaava laatii ennen toimikauden alkua ehdotuksen toimikauden matkoista, retkistä ja teattereista. Se monistetaan ja jaetaan jäsenille toimintakalenterin kanssa. Se myös laitetaan yhdistyksen kotisivuille. Viikkotapaamisissa yhdistyksen puheenjohtaja ja/tai matkavastaava käy läpi matkoista laadittua muistiota.

Toimintakalenterissa ja yhdistyksen nettisivuilla on myös mainittu matka-/reittikohteet ja –ajat. Asiasta huolehtii kotisivujen päivittäjä.

Matkoille, retkille, teatteriin ilmoittaudutaan joko kerhossa tai kotisivujen kautta.

Matkoja koskevia periaatteita

·        Tapahtumiin tulisi olla vähintään 20 (kaksikymmentä) osallistujaa (hallitus muutti lähtijöiden minimimäärän 26.10.2017), jotta ne toteutetaan. Jos lähtijöitä on vähemmän, tapahtuma yleensä perutaan, mutta hallituksen päätöksellä voidaan menetellä myös toisin.

·        Matkalle ilmoittautuminen on sitova. Tarvittaessa matkan varannut henkilö hankkii sijaisen, jos on itse estynyt osallistumasta (poikkeus: lääkärintodistus).

·        Teatterit yms. tapahtumat pitäisi mieluiten olla päiväsaikaan.

·        Jäsenet maksavat matkan pankkiin yhdistyksen tilille. Maksaminen on mahdollista myös käteisellä käteiskassasta vastaavalle. Tilille maksettaessa käytetään viitenumeroa sovitusti. Jos maksaja ei ole matkalle lähtijä, käytetään viitteen sijasta ”Viesti saajalle” –kenttää kirjoittamalla siihen viitenumero ja matkalle lähtijän nimi.

·        Kun matka maksetaan pankkiin, tulisi kirjoittaa maksupäiväksi juuri muistiossa mainittu pankkimaksun eräpäivä. Asiasta muistutetaan matkoja ”mainostettaessa” viikkotapaamisissa.

·        Matkan jälkeen vastuussa oleva matkavastaava täyttää tapahtumaselvityksen, jonka liitteenä on täytetty osallistujaluettelo. Lomakkeet toimitetaan taloudenhoitajalle, joka liittää ne kirjanpitoaineistoon.

·        Yhdistys maksaa enintään 100 € yksittäisten museoiden ynnä muiden opastuksista, jos osallistujia on kymmenen tai enemmän. Yli 100 €:n opastuksista päätetään erikseen.

Bussikuljetuksiin liittyvää

Retkibussi lähtee hotelli Vantaalta ja palaa samaan paikkaan. Ns. välipysäkeillä ei pysähdytä meno- eikä paluumatkalla.

Tiedoksi matkoille osallistuville

·        Yhdistys ei ole vakuuttanut matkoille osallistuvia, joten jokainen vastaa itse matkavakuutuksestaan

·        Ulkomaan matkoilla olisi hyvä olla mukana Kelan ulkomaalaiskortti.

Syntymäaikatiedot

Syntymäaikatiedot ovat matkakohtaisia eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin.

Yhteistyö muiden tahojen kanssa

Keloliitolla on matkailujaosto, joka yleensä järjestää 2-3 matkaa kevät- ja syyskaudella. Matkoja tehdään sekä kotimaassa että ulkomaille. Matkoista informoidaan Keloliiton nettisivuilla ja Kelolainen lehdessä. Matkavastaava informoi Kelon matkoista viikkotapaamisissa ja jakaa mahdollista materiaalia jäsenille.

Muiden Keloliiton yhdistysten kanssa tehtävistä matkoista sovitaan erikseen, jolloin päätetään myös ilmoittautumisesta ja matkan maksamisesta.

Yhdistyksillä on edustaja Kelon matkailujaostossa.

Liitteet:             Tapahtuma-anomus/selvitys

                           Osallistujaluettelo

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 29.5.2023